Reizen dienen minimaal 2 weken voor de vertrekdatum te worden geboekt. 

Voor vragen over en het boeken van reizen kun je mailen naar Karin Matthesius. Zij zit op het directiesecretariaat in H233.

Per 1 januari is 2009 is het alleen nog mogelijk om via het nieuwe reizensysteem digitaal uw reis aan te vragen.  

Summiere handleiding  

♦ Indien je nog geen login hebt gekregen, raadpleeg Jan Oudolf
(jano@nikhef.nl)
♦ Na de eerste keer inloggen eerst je personalia geheel invullen zoals
gevraagd. Dit hoeft maar eenmalig.

Reiziger:
♦ Als je een nieuwe reisaanvraag doet klik je op het veldje 'nieuwe
reisaanvraag'. Er verschijnt dan een reisformulier dat ingevuld moet
worden. Sommige velden hebben een pull down menu waar
keuzemogelijkheden in staan.
♦ Op het moment dat je aanklikt of je met de trein of vliegtuig gaat komt er
een veld waarop je kunt aangeven of het secretariaat je ticket moet
boeken of niet.
♦ Indien alle velden zijn ingevuld, klik je op doorgaan (boven- of onderaan
de pagina). Dan krijg je nog 1x een controlescherm voordat je de
reisaanvraag doorstuurt naar de budgethouder.

Budgethouder:
♦ De budgethouder ontvangt een automatisch gegenereerde e-mail (als zijn
personalia goed staan ingesteld) met daarin al alle gegevens m.b.t. deze
reis. In deze mail staat een link naar de website waar hij de reis kan
goed- of afkeuren.
♦ Afkeuren kan in 2 verschillende manieren: terugsturen naar reiziger met
commentaar om iets te wijzigen of de reis helemaal afkeuren.
♦ Na goedkeuring van de budgethouder wordt de reis naar het secretariaat
gestuurd.
♦ De reiziger ontvangt een automatisch gegenereerde e-mail zodat hij weet
dat de reis is goedgekeurd.

Secretariaat:
♦ De secretaresse ontvangt een automatisch gegenereerde e-mail met
daarin al alle gegevens m.b.t. deze reis. In deze mail staat een link naar
de website waar hij/zij de reis in behandeling kan nemen.
♦ Nadat alle handelingen door het secretariaat zijn gedaan (ticket/hotel
geboekt etc.) Krijgt de reiziger een mail dat alles is afgehandeld en
daarin (voor zover van toepassing) zijn vluchtgegevens.

Reiziger:
♦ Nadat de reiziger op reis is geweest vult hij zelf zijn reisafrekening in.
♦ Er is de keuze om gebruik te maken van de standaard dagvergoeding op
basis van de lijst van het ministerie of dat men een ander bedrag (lager
dan standaard) per dag wil hebben.
♦ Nadat alles is ingevuld klikt je op de knop 'doorgaan' zodat de
reisafrekening naar de FA gestuurd wordt ter controle (FA krijgt een
automatisch gegenereerde e-mail). Vergeet daarbij niet alle documenten
naar de FA te brengen.
♦ Na goedkeuring van de afrekening door FA moet de budgethouder zijn
uiteindelijke goedkeuring geven (krijgt een automatische gegenereerde email).
Pas als dat gedaan is kan FA de reisafrekening boeken ten gunste
of ten laste van de reiziger (zowel de reiziger als de FA krijgt bericht dat
de afrekening is goedgekeurd).

Zie onderaan deze pagina een korte handleiding. Dit nieuwe systeem heeft vele voordelen; 

• Slechts eenmalige invoering van uw NAW/bank gegevens. N.B. Juiste  voornaam zoals in paspoort vermeld.
• U kunt in te checken bagage aangeven
• U kunt uw voorkeur voor reistijden en hotel aangeven.
• U kunt aangeven of u een huurauto nodig heeft.
• De aanvraag gaat automatisch ter goedkeuring naar uw programmaleider/budgethouder en daarna naar de reisafdeling.
• U kunt de voortgang volgen.
• U kunt zelf de reisafrekening invullen, die na afhandeling door FA wordt doorgestuurd naar de budgethouder voor akkoord.
• Vermindering van papier.
• Alles is online zodat waar ter wereld u zich bevindt de reis aangevraagd, goedgekeurd en afgerekend kan worden.

Met de invoering van dit reissysteem vervallen de papieren aanvragen evenals de per e-mail aangevraagde reizen. Deze zullen dan ook niet meer in behandeling genomen worden.

Tevens vervallen de afrekeningen via de Excel sheets van Johan Dokter, m.u.v. de reizen die nog volgens het oude systeem zijn ingediend.